Caso de Éxito HEB
HEB es una de las cadenas de supermercados más importantes que operan en México, con cerca de 90 ubicaciones que consumen agua, electricidad y gas de forma continua. Como parte de su gestión de sustentabilidad y control operativo, la compañía necesita medir y reportar el consumo de servicios (utilities) de toda su operación: agua, electricidad, gas natural, gas LP y refrigerantes.
Medir todo esto, ubicación por ubicación, se había convertido en un maratón manual de meses.
Número de ubicaciones gestionadas con Climatta: ~90
Número de recibos procesados por Climatta: 5,265
Eficacia lograda al implementar Climatta: el proceso manual se redujo de 100% a ~30% (≈70% del trabajo manual eliminado).
El reto de medir el consumo de casi 90 tiendas
Antes de Climatta, todo el reporteo de consumo de utilities en HEB era un proceso completamente manual. No eran cinco facturas: entre casi 90 ubicaciones, con recibos mensuales, quincenales y otros esporádicos, el número de documentos por procesar era prácticamente indeterminado.
La complejidad no terminaba en recopilar. Cada factura tenía que asignarse manualmente al mes correcto de consumo —decidiendo, por ejemplo, cuántos días de un recibo del 5 de febrero al 5 de marzo correspondían a cada mes— y esos periodos se iban desfasando factura tras factura. A eso se sumaban los consumos por evento, como las pipas de agua o el resurtido de gas LP, que llegaban con semanas o meses de retraso. Y cuando faltaba un recibo, había que estimarlo a mano tomando la lectura del mes anterior y la del posterior para “llenar el hueco”.
Hacer todo esto para casi 90 ubicaciones y un mínimo de tres servicios era una tarea de meses, con un informe anual que tenía que estar listo cada 7 de enero.
“Recopilar todas las facturas era un proceso completamente manual. Hacerlo para casi 90 ubicaciones y mínimo tres servicios —agua, luz y gas— era una cosa de meses.” — Ana Laura Treviño, HEB
Climatta entró a automatizar la recolección y estructuración de esos datos de forma escalonada: primero la información disponible en los portales de los proveedores, después la que llega por correo, y finalmente el histórico para poder proyectar. El objetivo no era mágico, era claro: reducir el trabajo manual lo más posible, poco a poco.
“Si antes trabajaba el 100% de manera manual, la pregunta era hasta dónde podía reducir ese proceso: ¿a un 10%, a un 5%? Ir acotando esa parte manual poco a poco.” — Ana Laura
Resultados y expansión
El proceso manual pasó de 100% a alrededor de 30%, eliminando cerca del 70% del trabajo repetitivo de recopilación y asignación de datos.
Lo que empezó como una herramienta de reporteo terminó ayudando también a las áreas de Cuentas por Pagar y Finanzas, que ahora consultan los números directamente en la plataforma en lugar de vaciarlos manualmente en Excel.
HEB y Climatta trabajan juntos para seguir bajando ese 30% restante —automatizando, por ejemplo, el reenvío de correos de facturas— con la meta de acotarlo a 10%.
“Inicialmente lo veíamos como un tema de reporteo. Pero terminó ayudando también a Cuentas por Pagar y a Finanzas, que ahora ven los números en la plataforma en lugar de vaciarlos en Excel. La herramienta mató dos pájaros de un tiro.” — Ana Laura